VENUO
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BEISPIELE FÜR DIE PRAXIS

Events mit VENUO:
vier Ablaufbeispiele.

Die folgenden Szenarien sind fiktiv. Sie zeigen typische Aufgaben und deren Umsetzung in der Software; sie sind keine Kundenreferenzen oder Aussagen über gemessene Ergebnisse.

FIKTIVES ANWENDUNGSBEISPIEL

Fachtag mit 180 Gästen und sechs Workshops

Beispielszenario: ein Veranstaltungstag, drei Räume und begrenzte Workshopplätze.

Ein Verband plant einen Fachtag mit gemeinsamem Auftakt und zwei Workshopblöcken. Gäste sollen ihr Programm vorab zusammenstellen; das Team braucht Teilnehmerlisten und einen schnellen Einlass.

Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung des Arbeitsablaufs; keine Kundenreferenz.

So wird es in der Software umgesetzt

  1. Du legst Auftakt, Räume und sechs Workshops im Programm an; zwei Workshops erhalten jeweils 24 Plätze.
  2. Gäste registrieren sich, beantworten deine Anmeldefragen und buchen ihre Workshops. Weitere Interessierte kommen auf die Warteliste.
  3. Am Veranstaltungstag scannt das Empfangsteam die QR-Tickets. Bei einem Raumwechsel wird das Programm geändert und eine gezielte Mitteilung versendet.
  4. Nach dem Fachtag vergleichst du Buchungen und Check-ins und wertest das Session-Feedback aus.

Was du anschließend siehst: Du kannst nachvollziehen, wer für welchen Workshop gebucht hat, wo Wartelisten bestehen und wie die Rückmeldungen ausfallen.

Passende Funktionen:programm & orientierung ↗anmeldung & kapazitäten ↗check-in & namensschilder ↗fragen, abstimmungen & feedback ↗

FIKTIVES ANWENDUNGSBEISPIEL

Verbandskonferenz über zwei Tage

Beispielszenario: 250 Teilnehmende, parallele Vorträge und eine Mitgliederversammlung.

Neben dem öffentlichen Fachprogramm gibt es einen Termin nur für Mitglieder. Die Konferenz soll im Erscheinungsbild des Verbands stattfinden und im nächsten Jahr wiederverwendet werden.

Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung des Arbeitsablaufs; keine Kundenreferenz.

So wird es in der Software umgesetzt

  1. Du richtest die zwei Programmtage, Speaker und Räume ein und hinterlegst Logo und Farben.
  2. Mitglieder und Gäste erhalten passende Rollen; die interne Session wird für die vorgesehene Gruppe eingerichtet.
  3. Teilnehmende merken Vorträge, suchen Kontakte und nutzen Fragen und Abstimmungen während der Sessions.
  4. Für das nächste Jahr kopierst du das Event mit verschobenen Daten und prüfst die übernommenen Inhalte.

Was du anschließend siehst: Programm und interne Inhalte werden passend zur Zielgruppe bereitgestellt. Eine neue Veranstaltung muss nicht jedes Mal bei null beginnen.

Passende Funktionen:programm & orientierung ↗networking & aussteller ↗verwaltung & qualität ↗design & zugang ↗

FIKTIVES ANWENDUNGSBEISPIEL

Weiterbildung mit Wartelisten

Beispielszenario: vier Praxisangebote mit jeweils 20 Plätzen.

Ein Bildungsträger möchte vermeiden, Workshopanmeldungen und Absagen in mehreren Tabellen nachzuführen. Die Teilnahme wird pro Angebot erfasst.

Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung des Arbeitsablaufs; keine Kundenreferenz.

So wird es in der Software umgesetzt

  1. Du legst vier Sessions mit Platzlimit an und ergänzt passende Anmeldefragen.
  2. Interessierte buchen einen Platz oder tragen sich auf der Warteliste ein.
  3. Bei einer Absage rückt die Warteliste automatisch nach; das Team prüft am Workshopraum den Session-Check-in.
  4. Du sammelst Rückmeldungen per Fragebogen und exportierst die Antworten für die Nachbereitung.

Was du anschließend siehst: Buchung, Warteliste und Anwesenheit beziehen sich auf denselben Programmpunkt.

Passende Funktionen:anmeldung & kapazitäten ↗check-in & namensschilder ↗fragen, abstimmungen & feedback ↗

FIKTIVES ANWENDUNGSBEISPIEL

Hausmesse mit Ausstellerverzeichnis

Beispielszenario: 20 Aussteller, Vorträge und markierte Stände.

Gäste sollen passende Unternehmen und deren Standorte finden und bei Interesse Kontaktdaten hinterlassen können.

Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung des Arbeitsablaufs; keine Kundenreferenz.

So wird es in der Software umgesetzt

  1. Du pflegst Aussteller und Standpersonal und lädst einen Hallenplan hoch.
  2. Die Standflächen werden markiert und mit Ausstellern verknüpft; Vorträge erhalten Zeit und Raum.
  3. Gäste suchen im Verzeichnis, öffnen den Stand im Plan und hinterlassen bei Interesse ihre Kontaktdaten.
  4. Dein Team begleitet Mitteilungen und Moderation während der Veranstaltung.

Was du anschließend siehst: Verzeichnis, Orientierung und Kontaktaufnahme sind innerhalb der Event-App erreichbar.

Passende Funktionen:networking & aussteller ↗information & kommunikation ↗

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